[ENG/DEU] How to Organize Your Own Event – Part 1/2: Vision, Reality, Team & Hires + Everything That Could Go Wrong
Want to organize your own event? This could be an excellent idea! If you keep a few things in mind... We have a lot to talk about, so no long rambling... By the end of this article, you'll have the vast majority of aspects for a successful event in mind - and how to manage them in the best possible way!
Du willst dein eigenes Event organisieren? Das könnte eine exzellente Idee sein! Wenn du ein paar Dinge beachtest... Wir haben viel zu besprechen, also kein langes Rumgerede... Am Ende dieses Artikels wirst du die allermeisten Aspekte für ein gelungenes Event im Blick haben - und auch wie du diese bestmöglich managen kannst!
A lot depends on what kind of event you are planning and in what setting. In terms of size, where and for whom. Here in this article, however, I must somehow accommodate all readers/future organizers. If you say “Paul, I'm planning a dance evening for senior citizens in a convalescent home”, then you probably have to think differently than someone who is planning a tent festival in the village where hardly anyone can pronounce their name clearly at the end; different thoughts than someone who is planning a techno festival where everyone only drinks overpriced water or, in an emergency, fruit juice, because alcohol often has no effect on such a clientele.
Vieles kommt ein bisschen darauf an, welche Art von Event und in welchem Rahmen man plant. Größentechnisch, wo und auch für wen. Hier in diesem Artikel muss ich aber allen Lesern/zukünftigen Veranstaltern irgendwie entgegenkommen. Wenn du sagst "Paul, ich plane einen Tanzabend für Senioren im Kurheim", dann musst du dir wahrscheinlich andere Gedanken machen, als jemand, der ein Zeltfest im Dorf plant, wo am Ende kaum noch jemand seinen Namen klar aussprechen kann; andere Gedanken als jemand, der ein Techno-Festival plant, wo alle nur überteuertes Wasser oder im Notfall Fruchtsaft trinken, weil Alkohol bei einem solchen Klientel oft keine Wirkung zeigt.
Either way, organizing an event should not be taken lightly. If you haven't already worked in this industry and have experience, then there are stumbling blocks on the way to a successful event. I have tried to structure the following in a sensible way so that this article provides you with as much inspiration as possible - however, there are always points that overlap. This is therefore not due to my inability to structure content correctly, but to the multifaceted nature of the matter.
Egal wie: ein Event zu organisieren sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wenn du nicht bereits in dieser Branche gearbeitet und Erfahrungen hast, dann gibt es Stolpersteine auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event. Ich habe versucht, die folgende Gliederung sinnvoll vorzunehmen, damit du mit diesem Artikel eine möglichst umfassende Anregung hast - allerdings gibt es immer wieder Punkte, die ineinander übergreifen. Dies liegt also nicht an meinem Unvermögen Inhalte richtig zu gliedern, sondern in der vielfältigen Natur der Sache.
While writing, I also noticed that a lot of things sound either incredibly complicated or dangerous. Especially in the first part of the article. And yes, these words are not plucked out of the air, but in the end it's up to you: what, how big, how complicated, how “dangerous” and much more.
Während des Schreibens ist mir auch aufgefallen, das vieles entweder unheimlich kompliziert oder gefährlich klingt. Insbesondere im ersten Teil des Artikels. Und ja, diese Worte sind nicht aus der Luft gegriffen, aber am Ende hast du es in der Hand: was, wie groß, wie kompliziert, wie "gefährlich" und vieles mehr.
In the second part of the article, however, I can show you that many things are easier to manage than they sound in the first part. Unless you want to imitate Wacken or the EDC from now on. But I don't think so, nor is the scope of this article sufficient for you.
Im zweiten Teil des Artikel jedoch kann ich dir aufzeigen, das vieles doch einfacher zu bewältigen ist, als es im ersten Teil noch klingt. Außer du willst halt von jetzt auf gleich Wacken oder das EDC nachahmen. Das glaube ich aber weder, noch ist der Umfang dieses Artikel für Dich dann ausreichend.
Even if some explanations sound weightier: these 2 articles are about an event size that you can manage. So even if things sound terribly bad or complicated, anyone with the will can set up an event to a certain extent. It only sounds so dramatically bad sometimes because A) I don't want to underestimate any eventualities and B) ideally, I have to consider and illuminate every plan of a reader so that this small series of articles makes sense.
Auch wenn manche Ausführung gewichtiger klingt: in diesen 2 Artikeln geht es um eine Eventgröße, die du bewerkstelligen kannst. Also auch wenn gleich Dinge schrecklich schlimm oder kompliziert klingen, jeder mit Willen kann ein Event in einem gewissen Rahmen aufziehen. Es klingt nur deswegen manchmal so dramatisch schlimm, weil ich A) keine Eventualitäten unterschlagen will und B) im Idealfall jedes Vorhaben eines Lesern bedenke und beleuchten muss, damit diese kleine Artikelserie auch Sinn macht.
And even if some of the points mentioned may be irrelevant to you, it is always good if you have at least noticed them. If you then decide “I don't need this point”, then that's a good thing. After all, event organization is not just about what you need, but also about what you don't need. Or where you should adapt your ideas and your event.
Und auch wenn manche erwähnten Punkte für dich irrelevant sein mögen, dann ist es in jedem Fall gut, wenn du diese zumindest wahrgenommen hast. Wenn du dann entscheidest "diesen Punkt brauche ich nicht", dann ist das durchaus gut. Denn es geht bei einer Eventorganisation nicht nur darum, was man braucht, sondern auch darum, was man nicht braucht. Oder wo man seine Vorstellungen und sein Event doch lieber anpassen sollte.
Your vision...
Your vision is probably at the beginning of all things. You probably dream of sound waves swirling through the room. Of atmosphere, (floor) mist and lights, of people dancing in slow motion... Of delicious cocktails and smiling faces; of stories being written in the context of this wonderful moment...
Deine Vision...
Deine Vision steht wahrscheinlich am Anfang aller Dinge. Du träumst wahrscheinlich von Klangwellen, die den Raum durchwabern. Von Atmosphäre, (Boden)nebel und Lichtern, von tanzenden Menschen in Zeitlupe... Von leckeren Cocktails und lachenden Gesichtern; von Geschichten, welche im Rahmen dieses herrlichen Moments geschrieben werden...
The reality...
Yes, all your visions can be made possible. And you can also experience the slow motion if you find a moment, look over the location and the moment kicks in...
But(!) only if you deal with reality, do the planning and execution right - then you can actually experience the vision at some point. More realistically, however, you'll have beads of sweat on your forehead, jumping from here to there like a squirrel, excitedly observing everything and lending a hand wherever it's needed. Especially at your first event and if its success is important to you.
You can avoid a lot of stress by planning accordingly, but remember: as an event organizer, you are not the person who dances and celebrates, but the person who manages everything. Sit down for 10 minutes and have a drink - if you can do that, then enjoy it. I deliberately didn't use the phrase “sit down and relax”. Why do you think? Because there's a good chance that you'll be the most tense person at the whole event. Again: “Especially at your first event and if its success is important to you.”
Much more is your joy and your drive to offer other people something great. Knowing “I created that!”, seeing your posters around town, seeing the stories on TikTok and Instagran about how people celebrated and ideally using them to promote your next event. When people say "That was awesome! When again?" This is your reward (apart from the earning potential). So let's be clear: if you want to party and drink alcohol, go to an event instead of organizing one. Trying to be a lynchpin for your (necessary) team and looking after the guests while drunk and drugged up will only work badly. As an event organizer, your rush, your satisfaction is something else.
Die Realität...
Ja, all deine Visionen kann man ermöglichen. Und auch die Zeitlupe kannst du erleben, wenn du einen Moment Zeit findest, über die Location blickst und der Moment dich kickt...
Aber(!) nur wenn du dich mit der Realität beschäftigst, die Planung und Durchführung richtig machst - dann kann du die Vision irgendwann tatsächlich erleben. Realistischer ist es aber, dass du Schweißperlen auf der Stirn haben wirst, wie ein Eichhörnchen von hier nach da springst, alles aufgeregt beobachtest und überall dort Hand anlegst, wo sie gerade gebraucht wird. Insbesondere bei deinem ersten Event und wenn der Erfolg dessen dir wichtig ist.
Man kann durch entsprechende Planung viel Stress vermeiden, aber bedenke: als Eventorganisator bist du nicht die Person die ausgelassen tanzt und feiert, sondern in der Rolle alles zu managen. Mal 10 Minuten hinsetzen und etwas trinken - wenn du das kannst, dann freue dich darüber. Die Phrase "entspannt hinsetzen" habe ich bewusst nicht verwendet. Warum wohl? Weil die Chancen gut stehen, das du die angespannteste Person auf dem ganzen Event sein wirst. Erneut: "Insbesondere bei deinem ersten Event und wenn der Erfolg dessen dir wichtig ist."
Viel mehr ist deine Freude und dein Antrieb, anderen Menschen etwas großartiges zu bieten. Zu wissen "Das habe ich geschaffen!", deine Plakate in der Stadt zu sehen, die Stories auf TikTok und Instagran zu sehen, wie Leute gefeiert haben und im Idealfall damit Werbung für dein nächstes Event machen. Wenn Laute sagen "Das war geil! Wann wieder?" Dies ist dein Lohn (abgesehen von den Verdienstmöglichkeiten). Also ganz deutlich: Wenn du feiern und Alkohol trinken willst, besuche ein Event, statt eines zu organisieren. Betrunken und zugedröhnt ein Dreh- und Angelpunkt für dein (notwendiges) Team sein zu wollen und sich um die Gäste zu kümmern, das wird nur schlecht funktionieren. Als Eventorganisator ist dein Rausch, deine Befriedigung eine Andere.
Vision vs. reality
This is not meant to sound daunting, but ask yourself what you want and what you expect. Organizing and pulling off an event can be a totally awesome thing! For various reasons. Not just the joy of providing other people with the most memorable moment possible. You'll make new connections, learn lots of new things and grow from challenges. You will also be able to work on yourself - as an example, to act in a solution- and future-oriented way instead of reacting to or focusing on problems.
And no matter what happens: your first event in particular will be a memory for life - no matter how big or small your event is. And no matter what goes wrong, after a few weeks you'll be able to laugh about everything and slap your buddy from the team on the shoulder and say “It was great, wasn't it?”.
But so that not too much goes wrong...
Vision vs. Realität
Das soll nicht abschreckend klingen, aber dich befragen, was du willst und was du erwartest. Ein Event zu organisieren und durchzuziehen kann eine total geile Sache sein! Aus verschiedenen Gründen. Nicht nur die Freude, anderen Menschen einen möglichst unvergesslichen Moment zu unterbreiten. Du wirst neue Verbindungen knüpfen, viele neue Dinge lernen und an Herausforderungen wachsen. Du wirst auch an dir arbeiten können - als Beispiel lösungs- und zukunftsorientiert zu agieren, statt auf Probleme zu reagieren oder darauf fokussiert zu sein.
Und egal was auch passiert: insbesondere dein erstes Event wird dir eine Erinnerung für das komplette Leben werden - egal wie groß oder klein dein Event wird. Und egal was auch schief läuft, nach ein paar Wochen wirst du über alles lachen können und deinem Kumpel aus dem Team auf die Schulter hauen können und sagen "War aber schon geil, wa?".
Damit aber nicht zu viel schiefgeht...
Work in a team
Anything else is nonsense and impossible. No matter what scale you are planning. Work together with at least 2 other people who are either A) good friends or B) have an idea of what they want/need to take care of. Ideally, the people in your team should be A and B in one person. Better even 3, 4 or even 5 team members. You need that many people anyway. And you can decide: do I pay these people and they don't care about anything because they're just working off their payment or do these contributors really want to create an awesome event and should therefore work with you as a team?
Arbeite im Team
Alles andere ist quatsch und unmöglich. Egal welche Größenordnung du planst. Arbeite mit mindestens 2 weiteren Menschen zusammen, die entweder A) gute Freunde sind oder B) Ahnung von dem haben, um was sie sich kümmern wollen/sollen. Im Idealfall sind die Leute aus deinem Team A und B in einer Person. Besser gar 3, 4 oder gar 5 Teammitglieder. So viele Leute brauchst du eh. Und du kannst dich entscheiden: bezahle ich diese Leute und ihnen ist alles egal, weil sie nur ihre Bezahlung abarbeiten oder haben diese Mitwirkenden wirklich Lust darauf ein geiles Event zu erstellen und sollten von daher im uns als Team mitwirken?
Why do you need so "many" people?
Let me list a few roles: Admission control, drinks bar, food preparation and serving, technicians, security, musicians/DJs. Plus, ideally, someone who can always jump in somewhere and help out. That's already 8 people - and you as the organizer shouldn't take on any of these roles. Not because you're too good for anything, but because ideally you should always be available, approachable and able to act.
Serving drinks? Better 2 people - at the same time. Similar for food. Also, just one security guard could easily be insufficient. An event lasting 4, 6, 8, 10 hours? At some point, everyone needs a break, has to go to the toilet or simply finish work and be replaced.
Warum brauchst du so "viele" Leute?
Lass mich ein paar Rollen aufzählen: Einlasskontrolle, Getränkeausschank, Essenszubereitung und -ausgabe, Techniker, Sicherheit, Musiker/DJs. Plus im Idealfall noch jemanden, der immer irgendwo einspringen und aushelfen kann. Das sind jetzt schon 8 Personen - und du als Organisator solltest keine Rolle davon übernehmen. Nicht, weil du dir zu fein für irgendwas bist, sondern weil du im Idealfall stets verfügbar, ansprechbar und handlungsfähig sein solltest.
Getränkeausschank? Besser gleich 2 Personen - zur gleichen Zeit. Beim Essen ähnlich. Auch könnte nur eine Sicherheitskraft leicht ungenügend sein. Ein Event von 4, 6, 8 , 10 Stunden Dauer? Irgendwann braucht jeder mal eine Pause, muss auf Toilette oder schlichtweg Feierabend machen und ausgewechselt werden.
The runner
A “runner” can also be useful. Someone who can quickly dash from here to there at the event, organize something, get something, look for someone or something, whatever. At the event or sometimes in the car if something is needed from outside. Be it more drinks, a new amplifier or power generator because the existing one has broken down or a quick visit to the workshop because something needs to be repaired quickly and someone hasn't packed the toolbox properly or nobody has thought of a soldering iron.
It is almost impossible to think of all eventualities in advance and prepare for them. But if you need a solution quickly, you'll be glad to have the manpower to do it. If not a runner, who else?
Der Runner
Weiterhin sinnvoll kann auch ein "Runner" sein. Jemand der auf dem Event schnell mal von hier nach da flitzen kann, etwas organisieren, besorgen, jemanden oder etwas suchen, was auch immer. Auf dem Event oder auch mal ins Auto, wenn von Außerhalb etwas benötigt wird. Seien es mehr Getränke, ein neuer Verstärker oder Stromgenerator, weil der vorhandene abgeraucht ist oder mal kurz die Werkstatt besuchen muss, weil irgendetwas schnell repariert werden muss und irgendwer die Werkzeugkiste nicht ordentlich gepackt hat oder niemand an einen Lötkolben gedacht hat.
An alle Eventualitäten im Vorhinein zu denken und diese vorzubereiten ist fast unmöglich. Wenn aber schnell eine Lösung zur Hand muss, wirst du froh sein, dafür auch Manpower zu haben. Wenn nicht ein Runner, wer sonnst?
You?
You? As the organizer? You shouldn't leave the area - unless you have a capable deputy to whom you can attribute decision-making and action powers and whom you can trust. You are the captain - and he won't leave his ship at full speed.
And as a captain or ship's crew, it is also important to be approachable. The best option is either to have your cell phone “chained” to you by a lanyard with “ringtone and volume 200% inaudible” or a walkie-talkie. There is no substitute for this if the worst comes to the worst.
You could say “Team, I'm always there and there.” - But you won't be. And just when you're away, someone comes to the place where you're supposed to be, you're not there and chaos ensues.
Avoid any stress you can! And a lack of communication causes a lot of stress. For you, but also for everyone in the team who wants to get the current situation right. "But what/how is right? I can't reach the captain!"
Which we will come to later in this short series of articles: create action strategies for scenario A, B, C ... X, Y, Z, which everyone who needs to know them knows.
Not every person listed above necessarily has to be on your team. You can easily organize a nice girl* for the bar and let her earn money from selling drinks. I would also simply hire admission control and security. The same goes for food preparation.
*= Why a girl for the bar? Because experience shows that men drink more and a good female bartender knows how to charm her way into getting customers another drink. If she's not an experienced bartender, give her a short training course on how to get men to buy another drink - without producing alcohol zombies. These 30 minutes will pay off for you - and if your bartender earns a percentage, which is a very good thing, then she will encourage the guys to have another drink.>
Du?
Du? Als Organisator? Du solltest das Gelände nicht verlassen - außer du hast einen fähigen Stellvertreter, dem du Entscheidungs- und Handlungsgewalt zuschreiben kannst und dem auch vertrauen kannst. Du bist der Kapitän - und der verlässt nicht sein Schiff in voller Fahrt.
Und als Kapitän oder Schiffscrew gehört es auch dazu, ansprechbar zu sein. Das beste ist entweder das Handy per Schlüsselband an dir "festgekettet" mit "Klingelton und Lautstärke 200% unüberhörbar" auszuwählen oder ein Walkie-Talkie. Dafür gibt es im Fall der Fälle keinen Ersatz.
Du könntest sagen "Team, ich bin immer dort und dort." - wirst du aber nicht sein. Und genau dann wenn du weg bist, kommt jemand zu dem Ort wo du vermeintlich bist, du bist nicht vor Ort und schon geht das Chaos los.
Vermeide jeden Stress, den du vermeiden kannst! Und mangelhaste Kommunikation verursacht eine Menge Stress. Bei dir, wie aber auch bei jedem im Team, der die aktuelle Situation richtig machen will. "Aber was/wie ist richtig? Ich kann den Kapitän nicht erreichen!"
Wozu wir später noch in dieser kleinen Artikelserie kommen: erstelle Handlungsstrategien für Szenario A, B, C ... X, Y, Z, welcher jeder kennt, der sie kennen muss.
Nicht jede der zuvor aufgezählten Personen muss zwangsläufig in deinem Team sein. Ein nettes Mädel* für die Bar kann man leicht organisieren und am Getränkeverkauf mitverdienen lassen. Die Einlasskontrolle und Sicherheit würde ich ebenfalls einfach nur anheuern. Ebenso die Essenszubereitung.
*= Warum ein Mädel für die Bar? Weil Männer erfahrungsgemäß mehr trinken und eine gute Barkeeperin es versteht, mit etwas Charme Kunden noch ein Getränk anzudrehen. Wenn sie keine erfahrene Barkeeperin ist, gib ihr eine kurze Schulung, wie man Männern mit Sprüchen noch ein Getränk verpasst - ohne Alkoholzombies zu produzieren. Diese 30 Minuten rechnen sich für Dich - und wenn deine Barbedienung prozentual mitverdient, was eine sehr gute Sache ist, dann wird sie die Jungs schon noch zu einem Drink mehr animieren.
Musicians/DJs
Now it depends a lot on the size of your event: if your event is “rather small”, you are more likely to have musicians/DJs and technicians in your own environment and, ideally, also in your team. If you are planning a large event or even a festival, then the musical headliner is probably not part of your team, as you are likely to book them to make the event attractive. And your technical requirements can easily exceed what your colleague has in his garage.
Musiker/DJs
Jetzt kommt es stark auf den Umfang deines Events an: wenn dein Event "eher klein" ist, hast Du Musiker/DJs und Techniker wahrscheinlich eher im eigenen Umfeld und günstigerweise auch im Team. Wenn du ein großes Event oder gar Festival planst, dann ist der musikalische Headliner wahrscheinlich nicht Teil deines Teams, da du ihn wahrscheinlich buchst, um das Event attraktiv zu machen. Und auch dein Technikbedarf kann dann leicht übersteigen, was dein Kollege in seiner Garage hat.
You are a DJ yourself?
... are reading this and want to play yourself? Ideally you'd also like to apply as a headliner? You can do that. I understand that too. But then make sure that A) you are adequately represented in the role of organizer during your playing time and B) if you want to be the headliner, you really are the coolest DJ of the evening. If not, it will be embarrassing and not a cool flow for your guests. It might be more valuable for you to play a little earlier and gain experience. If you realize after the first event that "I would have rocked prime time at least as well or even better", then you can prove it at the second event.
If you are a DJ yourself, then don't hesitate to give yourself the opportunity to play. After all, this experience and the opportunity to gather it is priceless - especially at your own event. But make sure you have adequate cover during this time.
Du bist selbst DJ?
... liest das hier und willst selbst spielen? Dich im Idealfall auch gerne als Headliner bewerben? Kann man machen. Verstehe ich auch. Dann aber stelle sicher, das du A) während deiner Spielzeit angemessen in der Rolle des Organisators vertreten wirst und B) wenn du dich schon zum Headliner aufschwingen willst, du wirklich der geilste DJ des Abend bist. Wenn nicht, wird es peinlich und kein cooler Flow für deine Gäste. Eventuell ist es für dich wertvoller, lieber etwas früher zu spielen und Erfahrungen zu sammeln. Wenn du dann nach dem ersten Event siehst "die Prime-Time hätte ich mindestens genauso oder gar besser gerockt", dann kannst du das gerne beim zweiten Event beweisen.
Wenn du selbst DJ bist, dann ermögliche dir ruhig auch zu spielen. Denn letztlich sind diese Erfahrungen und die Möglichkeit, diese zu sammeln, unbezahlbar - insbesondere auf deinem eigenen Event. Aber sorge für eine angemessene Vertretung während dieser Zeit.
"In the team" is better than "hired"
You have to look at it this way: you have to pay for every competence and every activity that you don't have in the team. No matter who/how/what. What's more, external people don't plan for you or jump in when things get critical. Quite the opposite of motivated members of your team: here the payment is in the profit after the event - you don't have to advance anything; at least not for the team. These people are also committed and passionate about the event and are not afraid to solve anything, because it's their project and their baby.
Sure, with a team you have to split the profits and you might end up with less money than if you had done everything on your own and just hired everyone. But you may also end up with more profit because it was the team's performance that ensured (great) success. The performance that a motivated team generates and the security it brings cannot be outweighed by money. You need a team of dedicated people who want to make the most awesome event of the year. This has a greater value and will take your event (and possibly the resulting event series) further than 100 dollars more in your pocket.
I can only recommend this: Don't think about trying to do an event on your own and just hire everyone. It will fail, almost 100% guaranteed. Before or during the event. You need a team.
"Im Team" ist besser als "Angemietet"
Du musst es so sehen: jede Kompetenz und jede Tätigkeit, die du nicht im Team hast, musst du bezahlen. Egal wer/wie/was. Hinzu kommt: externe Leute planen nicht für Dich mit oder springen nicht irgendwo ein, wenn es kritisch wird. Ganz im Gegenteil zu motivierten Mitgliedern in deinem Team: hier liegt die Bezahlung im Gewinn nach dem Event - du musst nichts vorschießen; zumindest nicht für das Team. Ebenfalls haben diese Leute Engagement und Herzblut für das Event und schrecken nicht davor zurück, irgendwo irgendwas zu lösen, denn es ist auch ihr Projekt und Baby.
Sicher, mit einem Team musst du den Gewinn aufteilen und am Ende hast du eventuell weniger Geldmittel, als hättest du alles alleine gemacht und jeden einfach nur angemietet. Eventuell hast du aber auch mehr Gewinn, weil erst die Leistung des Teams für (großen) Erfolg gesorgt hat. Die Leistung, die ein motiviertes Team erzeugt und die Sicherheit, die es bringt, kann Geld nicht aufwiegen. Du brauchst ein Team aus engagierten Leuten, die Lust darauf haben, das geilste Event des Jahres zu machen. Dies hat einen größeren Wert und wird dein Event (und eventuell die daraus entstehende Eventreihe) weiter nach vorne bringen, als 100 Dollar mehr in deiner Tasche.
Ich kann nur empfehlen: Denke nicht daran, ein Event alleine machen zu wollen und alle nur anmieten zu wollen. Es wird scheitern, fast zu 100% garantier. Vor oder während des Events. Du brauchst ein Team.
"Hired" is better than "in a team"
We have said that a team should be able to organize a lot of things itself. But sometimes that doesn't make the most sense. Sometimes it's easier for you to hire the cocktail mixer with his pop-up stand - let him take care of everything he needs. The same goes for a food stand. Renting a civic wagon or barbecue stand simply saves you a lot of thought and organization.
Sometimes you should simply leave the work to those who are familiar with it. Especially if the tasks are complex or require skill. Yes, this may reduce your profit at first glance - but in return you have a proper service provider on site and, in this example, delicious cocktails without all the stress of purchasing, preparation, etc. Furthermore, you can concentrate on what you can really do and make the most of it - which should strengthen the revenue side again. After all, part of your concept should be to make money with the things you organize. You just can't mess it up and in the end all visitors are not guests, but service providers.
So think carefully:
A) what do you need
B) what can you do yourself
C) what would be better done by experienced people
"Angemietet" besser als "Im Team"
Wir haben gesagt, das ein Team vieles selbst auf die Beine stellen können sollte. Manchmal macht das aber auch nicht den größten Sinn. Manchmal ist es für Dich einfacher, den Cocktailmixer mit seinem Aufklappstand anzumieten - soll der doch sich um alles kümmern, was er braucht. Ebenso ein Essensstand. Einen Bürgerwagen oder Grillstand anzumieten erspart dir einfach viele Gedankengänge und viel Organisation.
Manchmal sollte man auch einfach die Tätigkeit denen überlassen, die sich damit auskennen. Insbesondere wenn die Aufgaben komplex sind oder Können bedürfen. Ja, das mag auf den ersten Blick deinen Gewinn schmälern - dafür hast Du aber einen ordentlichen Dienstleister vor Ort und im hiesigen Beispiel leckere Cocktails, ohne all den Stress des Einkaufs, der Zubereitung usw. Weiterhin kannst du dich auf das konzentrieren, was du wirklich kannst und das beste daraus machen - was die Einnahmenseite wieder stärken sollte. Schließlich sollte Teil deiner Konzeption sein, Geld zu verdienen, mit den Dingen, die du organisierst. Du darfst es nur nicht versauen und am Ende sind alle Besucher nicht Gäste, sondern Dienstleister.
Überlege also gut:
A) was brauchst du
B) was kannst du selber stemmen
C) was sollten besser erfahrene Leute machen
Be aware of the risks!
When we talk about an event, we mean an event that is open to the public. Everything else is a private party. And when you plan an event, you have a responsibility to the people who are there. And I'm not just talking about the responsibility to provide a good evening. I don't want to make it seem too complicated than it is or take the fun out of it, but let's throw a few buzz words into the room:
Fire safety
Youth protection
Crime
Drunk guys harassing girls
Drunk girls harassing guys... although that's rarely a problem.
Dirty toilets and scribbled-on toilet walls
Deliberate damage to property in general
People who have had something too strong and whose circulation says "Oh, wait a minute"
Police who want to extend your light show without being asked
Drinks empty
Power generator or speakers broken
Neighbors
Intruders in the backstage area
und much more...
But, but, but... That sounds worse than it will be. Unless you're organizing a punk rock event with a pogo contest. Then...
Sei dir der Risiken bewusst!
Wenn wir von einem Event sprechen, meinen wir eine öffentlich zugängliche Veranstaltung. Alles andere ist eine private Party. Und wenn du eine Veranstaltung planst, hast Du eine Verantwortung für die Menschen, die sich dort befinden. Und ich rede nicht nur von der Verantwortung, einen guten Abend zu bereiten. Ich will es nicht zu kompliziert erscheinen lassen als es ist oder dir den Spaß nehmen, aber lass uns ein paar Schlagwärter in den Raum werfen:
Brandschutz
Jugendschutz
Kriminalität
Besoffene Typen die Mädels belästigen
Besoffene Mädels die die Jungs... wobei das eher selten ein Problem ist
Vollgeschm*** Toiletten und vollgekritzelte Toilettenwände
Mutwillige Sachbeschädigung generell
Leute, denen irgendwas zu stark war und deren Kreislauf sagt "Och, warte mal einen Moment"
Polizei, die ungefragt deine Lichtshow erweitern will
Getränke leer
Stromgenerator oder Lautsprecher kaputt
Nachbarn
Eindringlinge im Backstagebereich
Und vieles mehr...Aber, aber, aber... Das klingt schlimmer als es wird. Außer du veranstaltest ein Punk-Rock-Event mit Pogo-Wettbewerb. Dann...
There is also a financial responsibility.
If you are only doing the event on a small scale, then it may be okay for you to end up with +/-0 at the end of the evening. But then you will have gained valuable experience and, ideally, contacts (we will come back to this later).
If a team is involved, then the financial burden is also easier to bear. Be it before the event or afterwards, if it wasn't a profitable business. But if you put on the event on your own and promised everyone their fee, then ... you either end up in debt, with a ruined name or with a slap in the face.
And because this is such a wonderfully positive point, we'll cut to the second article in this series at this point. An encouraging preview:
Hinzu kommt eine finanzielle Verantwortung
Wenn du/ihr das Event nur in kleinem Rahmen macht, dann kann es eventuell okay für euch sein, am Ende des Abends mit +/-0 dazustehen. Dann habt Ihr aber wertvolle Erfahrung gesammelt und im Idealfall Kontakte (darauf kommen wir später noch zu sprechen).
Agiert ein Team, dann ist auch die finanzielle Last leichter zu tragen. Sei es vor dem Event oder danach, falls es kein Gewinngeschäft war. Hast du das Event aber alleine aufgezogen und jedem seine Gage versprochen, dann ... hast Du am Ende entweder Schulden, einen ruinierten Namen oder Backpfeifen im Gesicht.
Und weil das so ein herrlich positiver Punkt ist, machen wir an dieser Stelle den Schnitt zum zweiten Artikel dieser Serie. Eine ermunternde Vorschau:
So we've talked so far about...
... your vision and how it is confronted with reality. I think that when we review this, it's definitely a point where we can laugh. We can also combine it with the thought:
“Oh my God, what kind of sh*t am I getting myself into here?”
Wir haben also bisher...
... über deine Vision gesprochen und wie sie mit der Realität konfrontiert wird. Ich finde, wenn wir dies Revue passieren lassen, dann ist dies durchaus ein Punkt, an dem wir lachen können. Gerne auch verbunden mit dem Gedanken:
"Oh mein Gott, auf was für Sch***e will ich mich hier einlassen?"
In the following part ...
... we will talk about how to turn your vision into a concept and make it a reality. And believe me: these 100 percent pragmatic tips will encourage you again and show you a viable path.
We will talk about:
Conception of your event
Organization in general
Clientele
The choice of location
Music and theme selection
Promotion & marketing
How to calculate realistically
Establishing your event series
Im folgenden Teil ...
... werden wir uns dann aber darüber unterhalten, wie man aus der Vision ein Konzept formt und dies Realität werden lässt. Und glaube mir: diese 100 Prozent pragmatischen Hinweise werden dir wieder Mut machen und dir einen gangbaren Weg aufzeigen.
Wir werden sprechen über:
Konzeption deines Events
Organisation generell
Klientel
Die Wahl der Location
Musik- und Themenauswahl
Promotion & Marketing
Wie du realistisch kalkulierst
Etablierung deiner Event-Reihe
Do you have any questions or suggestions? These are important to me! Write me a comment - I'm always happy to hear from you!
Du hast Fragen oder Anregungen? Diese sind mir wichtig! Schreibe mir doch einen Kommentar - in jedem Fall freue ich mich darüber!
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• @powerpaul | [ENG/DEU] Day 10: The Best Thing You Heard Today Is... (win 1 HSBI for it! Or 2?)
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