[ENGLISH:]

Approaching your client professionally? Essential! After all, you don’t just want to deliver a great show, but also ensure people speak highly of you and give you top ratings. Today, I want to show you one step I take to achieve that.

The Setlist Before the Event

This isn’t only important for wedding DJs — it also matters for corporate gigs: getting confirmation of the music to be played. Every mobile DJ knows the classic client statement: “No X or Y. And a bit of everything else.”

Any DJ who has ever heard that knows immediately: that statement isn’t very helpful. (Do you also think “Yeah, awesome! Drum ’n’ Bass!” — only to realize a second later that’s definitely not what they meant?)

After learning about the event location, purpose, and expected audience, you should use your own brain and prepare your (digital) record crate. That’s part of your job. A DJ who just brings all their music and says, “I’ll see what works” has already half lost.

When a client gives me a vague music description like “A bit of everything,” I handpick songs and compile a list of the tracks I’m packing.

Creating this list is super easy with Virtual DJ — with just two clicks, you can export the contents of a virtual folder as HTML or CSV. In VDJ, simply click the gear icon at the bottom right and choose “Export Browser View.” Then select HTML or CSV, choose your save location — done.

You’ll probably want to adjust the displayed columns in your VDJ browser first — your client likely doesn’t care about BPM or key. I always use Artist, Title, Remix, Genre, and Year.

This list could be sent directly to the client. But personally, I take it a step further — making it even better and more convenient for the customer:

A True Professional Could Hardly Do It Better:

Admittedly, we’re leaving the “two-click” zone now. But once you’ve set up your system, the following steps take no more than two minutes.

I take the table content exported from VDJ and create a subpage on my website. I instruct search engines that this page is irrelevant for indexing, and I insert the HTML code of the table on that subpage. But wait... that’s not all...

For completeness: I do this using a WordPress website. However, this can be done with any type of website. I just prefer WordPress for my DJ work because my main business is performing, and coding — even though I could do it — shouldn’t eat up my time. I mention WordPress because the following description is based on WordPress functionality.

Within WordPress, I created a page template called “page-setlist.php”. In the functions.php file, I added code that says: “If the subpage uses this page template, please load the following JavaScript code and include these specific libraries.”

And this JavaScript enables me to have a sortable and filterable table.

This way, I can show my client exactly which titles, artists, remixes, and release years I’ve packed into the crate for their event. They can then confirm it or request changes and adjustments.

This guarantees that the client ultimately gets exactly what they envisioned. And with that, you’ve already covered one (or actually two) of the three important circles. When both you and the client have put thought into the music selection, the audience will also hear exactly what they want.

Three Circles? Bonus:

Although this goes beyond the core topic of this article, I want to show you an important concept. I’ve illustrated it with a graphic that basically says it all — if you just think about it for a moment:

[DEUTSCH:]

Deinem Auftraggeber professionell begegnen? Wichtig! Schließlich willst du nicht nur eine gute Show abliefern, sondern auch, dass man in besten Tönen von dir spricht und dir die besten Bewertungen verleiht. Einen Schritt, den ich dazu tätige, möchte ich dir heute zeigen.

Die Setliste vor dem Event

Nicht nur für Hochzeits-DJs wichtig, sondern auch beim DJing für Firmen: die Bestätigung der zu spielenden Musik. Jeder mobile DJ kennt die Aussage des Kunden: "Kein X und Y. Und der Rest von Allem etwas."

Jeder DJ, der damit konfrontiert wurde, begreift es sofort: die Aussage ist nicht sonderlich hilfreich. (Denkst du dann auch immer "Yeah geil! Drum 'n' Bass!" und sinkst dann innerlich zusammen, weil du realisierst so war das nicht gemeint?)

Nachdem man sich also über den Ort der Veranstaltung, den Veranstaltungszweck und das erwartete Publikum informiert hat, sollte man selbst sein Gehirn anschalten und seine (digitale) Plattenkiste packen. Das ist auch nicht zuviel verlangt, denn auch dies ist Teil der Arbeit eines DJs. Wer als DJ einfach all seine Musik mitnimmt uns sich sagt "Ich schaue mal was gut ankommt" hat schon halb verloren.

Sofern mir ein Kunde eine vage Musikbeschreibung wie "Von Allem etwas" gibt, suche ich mir Titel zusammen und fertige eine Liste der eingepackten Songs.

Diese Liste zu fertigen ist mit Virtual DJ total einfach - man kann mit 2 Klicks den Inhalt eines virtuellen Ordners als HTML oder CSV exportieren. In VDJ einfach rechts unten auf das Zahnrad klicken und "Export der Browseransicht" wählen. Dann noch ob als HTML oder CSV, den Speicherort bestimmen & fertig.

Wahrscheinlich willst du zuvor noch die anzuzeigenden Spalten in deinem VDJ Browser anpassen - dein Kunde ist wohl kaum an den BPM und der Tonart interessiert. Ich nehme immer Artist, Title, Remix, Genre, Jahr.

Diese Liste könnte man direkt an den Auftraggeber zusenden. Ich persönlich mache es aber noch etwas besser - und angenehmer für den Kunden:

Besser kann es ein Profi kaum machen:

Zugegeben, jetzt verlassen wir die "2 Klicks-Notwendig-Methode". Aber wenn man sich erstmal sein System geschaffen hat, dann sind die kommenden Schritte eine Sache von 2 Minuten.

Ich nehme mir den von VDJ exportierten Tabelleninhalt und erstelle eine Unterseite auf meiner Website, gebe Suchmaschinen die Anweisung, dass diese Seite für die Web-Suche irrelevant ist und füge auf dieser Unterseite den HTML-Code der Tabelle ein. Aber warte... das war es noch nicht...

Der Vollständigkeit wegen: dies mache ich mit einer WordPress-Website. Dies könnte aber auch mit jeder anderen Website gemacht werden. Ich nutze aber gerne WordPress für mein DJing, da mein Kerngeschäft beim DJing musizieren ist und Programmierung - obwohl ich es könnte - nicht meine Zeit fressen soll. Ich erwähne den Umstand von WordPress jedoch, da meine folgende Handlungsbeschreibung eben auf Funktionen von WordPress beruht.

Innerhalb von WordPress habe ich mir ein Seitentemplate erstellt, namens "page-setlist.php". In der functions.php habe ich eine Code, der sagt "Wenn die Unterseite dieses Seitentemplate nutzt, dann lade bitte folgenden JavaScript-Code und inkludiere diese und jene Library".

Und dieser JavaScript ermöglicht mir letztlich eine sortier- und filterbare Tabelle.

Und somit kann ich meinem Kunden exakt zeigen, welche Titel, Künstler, Remixes und Veröffentlichungsjahre ich in die Plattenkiste für sein Event packe. Dies kann er dann bestätigen oder Wünsche und Anpassungen anfragen.

Das garantiert, dass der Kunde letztlich genau das bekommt, was er sich vorstellt. Und damit hättest du einen (bzw. zwei) der drei wichtigen Kreis bedient. Wenn der Kunde oder du mitgedacht hast, bei der Auswahl der Musik, dann bekommen auch die Besucher die Musik, die sie sich wünschen.

Drei Kreise? Bonus:

Obwohl es über den Kerninhalt des hiesigen Artikels hinausgeht, will ich dir ein wichtiges Konzept aufzeigen. Ich habe dies mit einer Grafik illustriert, die im Grunde schon alles sagt, wenn du nur kurz darüber nachdenkst:

Explanation of the Graphic Above:

You, the client, and the guests each have a circle that represents your individual musical taste or preference. Your job as a DJ is to find the intersection of these circles and play music that fits within it. That’s how everyone ends up happy.

You, as the DJ, have fun because you play music you enjoy; the client gets the kind of music they want for their venue; and the guests hear what keeps them dancing, staying longer, spending more, and coming back for the next event.

Of course, you could also play music from area A, B, or C. But it’s pretty obvious what happens:

If you play music in area A, the guests won’t like it. And in the end, the venue owner won’t like it either. Because what they want are satisfied guests.

So maybe better play music in area B? Even though it’s ultimately always about the guests — and the client knows that — B could be okay. But if you don’t really enjoy playing that kind of music, and your job is to radiate joy... well... B would be acceptable, but far from ideal. Because it’s obviously best when you also rock out as a DJ and use your own energy to fire up the crowd. That’s a lot better than “I’m not really feeling this, but here’s the next track.”

Then what about C? Maybe that’s better. The most important thing for the client is that the place is running well. The client — the person who pays you (although technically, it’s the guests who make that possible) — wants what? A successful night! If the dance floor is rocking, they shouldn’t care whether they personally prefer The Beatles. But it’s not quite that simple — every venue aims for a certain type of clientele, and that’s influenced heavily by the music selection. Either way, you as the DJ always benefit when the client says, “Great tracks, awesome selection!”

So where should your music selection lie? Rhetorical question... Just take another look at the graphic...

Back to Presenting Your Music Selection Before the Event:

When you discuss your music selection with the client before the event — or at least show it and get their confirmation — you already have two out of the three important things covered. When either the client or you, as the DJ, think things through properly, you’ve already included the audience in your set planning. That means your set is already halfway to success!

And I want to save you from something that many DJs stumble over early in their careers: ignoring this. I, like many others, have burned bridges with venues by not paying attention to this triangle. And no — as a guest DJ, you can’t “educate” the crowd. Maybe as a resident DJ you can, but not as a guest.

In Conclusion:

There are many ways you can trip up — and many ways you can shine. But with the right music selection and a professional presentation of it to your client, you can score big. With everyone. The guests and the client. What you want is for both to say: “That was great! Excellent music, great sound, and professional behavior.” Link: (ENG/DEU) How to Make Club Owners Love YOU!

The points presented here are just two — there’s more to it. But if you follow a few of these principles, you can approach every event relaxed and look forward to a solid 100% five-star rating.

Erklärung der Grafik oben:

Du, der Kunde und die Besucher haben alle einen Kreis, der den jeweiligen Musikgeschmack oder -Wunsch repräsentiert. Deine Aufgabe als DJ ist es, die Schnittstelle dessen zu finden und entsprechende Musik zu spielen. Dann sind alle glücklich.

Du als DJ hast deinen Spaß, weil du die Musik spielst, die du magst; der Kunde bekommt die Musik, die er für seine Lokalität wünscht und die Besucher bekommen, was sie antreibt, länger zu bleiben, mehr zu konsumieren und beim kommenden Event wiederzukommen.

Du könntest auch Musik aus dem Bereich A, B oder C spielen. Obwohl es leicht selbst zu begreifen ist:

Spielst du Musik im Bereich A, finden das die Besucher doof. Und dies findet letztlich auch der Betreiber der Lokalität doof. Denn was er will, sind zufriedene Gäste.

Dann lieber Musik im Bereich B spielen? Obwohl es am Ende immer um die Gäste geht - und dies auch der Kunde weiß - könnte B okay sein. Aber da du dabei eher wenig Spaß hast, diese Musik zu spielen, dein Job es aber ist, Freude zu haben und transportieren zu können... Naja... B wäre okay, aber suboptimal. Denn das Beste wäre doch durchaus, wenn auch du als DJ abrockst und mit deiner eigenen Feierei die Menge anheizt. Besser als "Habe ich eigentlich kein Bock drauf, ziehe ich Fresse zu, aber hier, habt ihr den nächsten Song".

Dann lieber C? Wäre eventuell besser. Tatsächlich ist das Wichtigste für den Kunden, dass sein Laden läuft. Der Kunde, die Person, die dich bezahlt (man könnte aber auch sagen, die Besucher ermöglichen erst die Bezahlung, also zahlen sie!) will was? Dass sein Laden läuft! Rockt die Tanzfläche, sollte ihm aus persönlicher Sicht egal sein, ob er lieber die Beatles mag. Aber ganz so einfach ist das nicht. Denn letztlich will ein Kunde auch ein gewisses Klientel - und dies steuert ein Lokalitätenbetreiber unter Anderem auch über die Musikauswahl. Und egal wie: du als DJ profitierst immer davon, wenn der Kunde sagt "Waren geile Songs, Top Auswahl!"

Also in welchem Bereich sollte deine Musikauswahl liegen? Rhetorische Frage. Schau nochmal auf die Grafik...

Wieder zurück zur Präsentation der Musikauswahl vor dem Event:

Wenn du deine Musikauswahl vor dem Event mit dem Kunden besprichst oder mindestens aufzeigst und dir bestätigen lässt, hast du bereits 2 von 3 wichtigen Dingen. Wenn der Musikbetreiber oder du als DJ mitdenkst, dann hast du bereits die Kundschaft in deiner Musikauswahl inkludiert. Somit hat dein Set schon halb gewonnen!

Und wovor ich dich bewahren will - und worüber viele DJs am Anfang ihrer Karriere bereits gestolpert sind: dies nicht zu beachten. Ich, ebenso wie viele andere DJs auch, haben sich schon eine Connection zu einer Lokalität verbrannt, weil sie dieses Dreieck nicht beachtet haben. Und nein: als Guest-DJ kannst du die Menge nicht erziehen. Als Resident-DJ eventuell. Aber nicht als Guest-DJ.

Abschließend:

Es gibt viele Dinge, worüber du stolpern könntest oder wo du punkten kannst. Mit der richtigen Musikselektion und einer Präsentation dessen beim Kunden kannst du aber enorm punkten. Bei allen. Bei den Gästen und beim Kunden. Was du willst, ist, dass Gäste und Kunden sagen "War top! Top Musik, top Sound und professionelles Verhalten." Link: (ENG/DEU) How to Make Club Owners Love YOU!

Die hier vorgestellten Punkte sind nur 2 - und es gibt mehr zu beachten. Aber wenn du ein paar Punkte beachtest, dann kannst du entspannt jedem Event entgegenblicken und dich über 100% 5-Sterne-Bewertungen freuen.